Retningslinjer for varsling I Gildeskål kommune

Retningslinjene gjelder for alle ansatte i Gildeskål kommune 

Å varsle vil si å videreformidle opplysninger om kritikkverdige forhold til noen som selv kan stanse, eller medvirke til at de kritikkverdige forholdene blir vurdert/stanse. 

Med kritikkverdige forhold menes straffbare forhold og andre lovbrudd, brudd på Gildeskål kommunes etiske retningslinjer og allment aksepterte etiske standarder.

Som arbeidstaker i Gildeskål kommune, har du rett til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som du blir gjort kjent med. Varslingsordninga er ikke ei generell klage ordning. 

I enkelte tilfeller har arbeidstaker plikt til å varsle om kritikkverdige forhold. Dette gjelder forhold der liv og helse er i fare, og ved trakassering eller diskriminering. I tillegg plikter en å varsle om kriminelle forhold. 

Kritikkverdige forhold kan være: 

• Brudd på lov/forskrift om offentlig innkjøp 

• Brudd på grunnleggende saksbehandlingsregler i forvaltningsloven, arkivloven osv. 

• Straffbare forhold som for eksempel korrupsjon, underslag og annen økonomisk kriminalitet 

• Psykososiale forhold (mobbing, trakassering, utstøting fra arbeidslivet) 

• Mangelfull oppfølging av skader, avvik og yrkessykdom 

• Brutt på allmenne etiske normer 

• Brudd på virksomheten sine skriftlige etiske retningslinjer 

Det er et lederansvar i Gildeskål kommune å oppklare, følge opp og sette i verk tiltak i forhold til kritikkverdige forhold som blir avdekt i kommunen. 

Arbeidstakere i Gildeskål kommune blir oppfordret til å varsle om kritikkverdige forhold, da slike varsel kan bidra til å utvikle Gildeskål kommune positivt.

Loven krever forsvarlig varsling. Det betyr at intern varsling bør være prøvd før offentlig varsling. Brudd på kravet om forsvarlig varsling kan være: 

• De kritikkverdige forholden blir tatt opp på en utilbørlig måte som unødig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljø eller enkeltpersoner i virksomheten, som for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander rettet mot kollegaer 

• Varsling gjelder noe som ikke har allmenn interesse, men bare et uttrykk for noe en ser på som kritikkverdig ut fra eget politisk eller etisk overbevisning 

• Brudd på lovbestemt taushetsplikt 

Følgende prinsipper gjelder: 

• Det skal være lett å varsle 

• Det skal være trygt å varsle 

• Den/de det blir varslet om skal ivaretaes 

• Åpenhet og ærlighet er viktig 

• Det skal vær mulig å varsle anonymt 

• Varsel skal taes på alvor 

• Det skal ryddes opp i uønskede forhold 

• Hovedregel er at varsling skjer i linja 

Varsleren bestemmer selv om han/hun vil varsle muntlig eller skriftlig. Varselet bør gå ”linjeveg”, det vil si til nærmeste overordnet eller til den personen man er enig om har myndighet til å gjøre noe med varslet.

Du kan varsle elektronisk i Compilo. I venstremenyen velger du Flere valg rapportering under Rapportering for å gå til Kritikkverdige forhold (varsling).

Varsel som leveres i Compilo vil gå til din nærmeste leder, og du kan velge at navnet ditt bare skal være kjent for den som mottar varslet.

Om du ønsker å levere varslet på papir, skriver du ut skjemaet Varsel om kritikkverdig forhold fra intranett under Lønn og personal -> Skjema personal.

Om man finner det uhensiktsmessig å gå til nærmeste leder, kan den ansatte bruke papirskjema og gå videre i linja eller til verneombud/tillitsvalgt. Om du ikke får tilbakemelding innen 3 uker, oppfordres du til å varsle øverste leder. I tilfeller der det blir avdekt kritikkverdige forhold som ikke blir tatt alvorlig av den øverste administrative ledelsen, vil Fylkesmannen være en instans å varsle for de ansatte i Gildeskål kommune.

Varsling kan gjøres anonymt, men å varsle ”åpent” kan bedre saksbehandlingen. 

Saksbehandling skal gjøres i samsvar med forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og eventuelt andre regler innenfor området. Varsleren sin identitet skal behandles fortrolig og ikke gjøres kjent for flere enn det som er absolutt nødvendig for den videre saksbehandlingen (f.eks de personene som vil ta del i den nærmere undersøkelsen av saken).

Arbeidstaker har til en hver tid rett til å varsle relevante offentlige myndigheter og tilsynsmyndigheter. 

Varsling til media osv (offentlig allmenn tilgjengelig varsling) brukes hovedsakelig bare når andre kanaler er prøvd uten resultat. Det er mye større fare for å påføre virksomheten og/eller ansatte skader ved varsling offentlig. Terskelen for offentlig varsling er derfor høyere enn ved intern/ekstern varsling i samsvar med de ordinære kanalene. En må i slike tilfeller vurdere de tre følgende forhold spesielt nøye: 

• Er det grunn til å tro at det faktisk er et kritikkverdig forhold? (undersøk de faktiske forhold så godt som mulig) 

• Er det mulig eller hensiktsmessig å benytte intern varsling, varsling til overordnet myndighet eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndighet? 

• Har andre utenfor virksomheten en rettslig interesse i å få vite om forholdene? 

Det er forbud mot gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljølovens § 2-4, og § 2-5. 

Begrepet ”gjengjeldelse” kan forståes vidt. Forbudet gjelder både formelle sanksjoner som oppsigelse, avskjed og suspensjon, men også mer uformelle sanksjoner som endring av arbeidsoppgaver (når disse ikke har årsak i andre forhold), utstøting, forflytning, fratakelse av arbeidsoppgaver eller andre negative reaksjoner som har karakter av straff eller sanksjon. Arbeidstaker må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene. 

Vernet mot gjengjeldelser gjelder så langt arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling er forsvarlig, se punkt 5 ”varsling skal være forsvarlig”. 

Skal en kunne gjennomføre forsvarlig behandling av varslingssaker, vil det normalt være nødvendig for mottaker av varselet å kjenne avsender/varsler. I mange tilfeller vil en gjøre undersøkelser omkring saken, og varsler vil kunne gi utfyllende informasjon. 

Den som varsler om kritikkverdige forhold i Gildeskål kommune, skal sikres best mulig fortrolig behandling av saken. Det vil også si at varsler sin identitet bare skal gjøres kjent for de som må involveres for at saken kan undersøkes og nødvendige tiltak settes i verk. 

Den/de det varsles om, vil normalt ha rett til innsyn i saken. Regler om Regler om partsinnsyn kan føre til at varsler ikke kan garanteres full fortrolighet. 

Vi ønsker å være en åpen organisasjon der de ansatte opplever trygghet på en slik måte at det ikke er nødvendig med anonyme varsel, det vil si varsel der ingen kjenner varsler sin identitet. Om det blir varslet helt anonymt, vil det bli vanskelig å gi varselet samme omfattende saksbehandling som for de andre varslingssakene. I tilfeller der Arbeidstilsynet blir varslet om forhold som er i strid med Arbeidsmiljøloven, skal varsleren sitt navn uansett være hemmelig. Jf AML § 18-2 om vern av kilder. 

Det er et lederansvar å legge til rette for tillit og åpenhet i virksomhetene slik at varsling av kritikkverdige forhold ikke oppfattes som risikofylt for den ansatte. Det er også lederen som tar ansvar for å undersøke og oppklare de faktiske forhold, og sette i verk tiltak i forhold til kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Ved mottak av varsel skal arbeidsgiver: 

• Foreta ei konkret vurdering over hvem som skal involveres. Det vil her være viktig å avklare egen og andre sin rolle (dvs mandat og fullmakt i den enkelte sak) og hva slags kompetanse en trenger å knytte til seg i den videre behandlingen av saken 

• Foreta ei konkret vurdering av hvilke tiltak som må settes i verk med bakgrunn i hva saken gjelder og hvem varslingen retter seg mot. 

• Avgrense personkretsen til en så snever gruppe som mulig 

• Om varsler ikke er anonym, sørge for at varsleren står inne for at dokumentasjonen som angir varselet er så riktig som mulig. 

• Så snart det er mulig gjøre den/de det blir varslet om kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å uttale seg (jf Forvaltningsloven §16) 

Husk at arbeidsgiver har omsorgsansvar for alle involverte arbeidstakere (også den/de det varsles om). Det er derfor viktig at en skiller mellom sak og person.